A importância das atas na SSVP

A importância das atas na SSVP
(*) Cfd. Renato Lima
Um dos setores mais importantes no seio da Sociedade de São Vicente de Paulo é a secretaria das Conferências e dos Conselhos. Na Regra, há vários artigos indicando as responsabilidades dos secretários, dentre elas há a confecção das atas para registros das reuniões ordinárias e extraordinárias, das assembléias e das Festas Regulamentares.
Uma ata bem elaborada, quer seja manuscrita ou digitada, precisa conter os seguintes elementos: precisão (efetivamente abordar o que ocorreu na reunião ou evento), abrangência (registrar todas as participações e falas dos vicentinos e convidados), poder de síntese (mencionar os atos de forma breve e resumida, sem comprometer a compreensão geral do texto), correção gramatical (texto sem erros de Português, nem na regência nem na concordância) e limpeza (redação limpa, clara, sem rasuras ou manchas, nem adendos à mão).
Se os secretários de Conferência seguirem estas diretrizes, suas atas serão sempre eficientes e, enquanto são lidas, prenderão a atenção de todos os presentes à reunião, especialmente dos aspirantes que acompanham, pela ata, o cotidiano da Sociedade de São Vicente de Paulo. A ata é a história da SSVP, e por isso deve ser tratada com carinho e zelo. A cada ano, os livros de atas devem ser adequadamente guardados nos arquivos das Conferências, e nenhum livro pode se perder. Vale lembrar que o Conselho Geral Internacional só agrega a Conferência que anexar sua ata de fundação; assim, a primeira ata de uma unidade vicentina deve ser muito bem redigida e, se possível, contar com a assessoria da Secretaria do Conselho Particular local.
Nas atas, deve-se prestar muita atenção na abertura, chamada de prólogo. Nela, devem ser grafados, repetidas vezes, a mesma redação. Vamos dar um exemplo de ata de Conferência: “Ata de número 1.274 da Conferência São João Bosco, vinculada ao Conselho Particular Nossa Senhora da Penha, Mercês, Curitiba-PR, fundada em 12 de outubro de 1973 e agregada à Sociedade de São Vicente de Paulo em 12 de março de 1977. Louvado seja nosso Senhor Jesus Cristo! Para sempre seja louvado!”. E a ata continua com as informações sobre o dia e local da reunião, com os nomes dos vicentinos que compareceram à mesma, e as demais partes da reunião.
Na ata de Conselho Particular, deve-se atentar para a o registro de que o referido CP é vinculado a algum Conselho Central, sendo necessário citar seu nome. Assim também deve ocorrer nos demais escalões. No relato dos Conselhos Centrais, por exemplo, a tendência é colocar tudo o que foi falado na reunião, o que pode deixar a ata extensa demais. Assim, deve-se registrar apenas os fatos mais relevantes de cada CP, deixando de mencionar eventos como missas das cinco intenções ou confraternizações com os assistidos, por serem notas dignas de registro em atas de Conselhos Particulares.
Meu recado aos secretários e secretárias de Conferências e de Conselhos: saibam que o trabalho de vocês é muito importante para a SSVP. Que maravilha é poder ler uma ata bem elaborada, sem erros de ortografia e com as informações relevantes para uma unidade vicentina! Que prazer é poder redigir uma boa ata. Parabéns a todos que se dedicam com esmero a este trabalho.
Iniciei-me na SSVP em 1986 e minha primeira função foi a de 2º Secretário da Conferência Santo Tomás de Aquino, em Campinas-SP, e desde então me entusiasmei com o labor da secretaria. Sempre procurei fazer o melhor, uma vez que o registro adequado dos fatos históricos é dever de qualquer secretário. Atualmente, sou 1º Secretário da Conferência São Francisco de Assis, e procuro redigir as atas com a mesma dedicação e ardor de quando ingressei na SSVP.
Se em sua região a confecção das atas não está dentro dos padrões de qualidade exigidos pela SSVP, peça ao coordenador da ECAFO que promova um curso prático para auxiliar os secretários. Vale a pena. Bom trabalho!
(*) Cfd. Renato Lima, 37 anos, é vicentino desde 1986. Preside o Conselho Central Divino Espírito Santo (Brasília-DF) e é coordenador da Agência de Notícias “Rede de Caridade” (www.rededecaridade.com.br).